3.會務安排：組織單位于會期前六十天將《參展商手冊》（有關日程安排、展品運輸、酒店接待、會刊編輯、 展臺搭建等事項）寄送各參展商。 【參展須知】： 1.參展手續：請認真填寫（參展合同表）并加蓋公章快遞或傳真大會組委會，費用須于報名后七個工作 日內匯大會指定帳號，并將銀行匯款單傳真組委會，發票在展出現場由財務組統一開取，組委會收 到費用后寄發參展確認書,及展位分配。煤炭裝備業的需求在150 億元左右。根據煤炭行業發展“十一五”規劃，國家將部署建設13 個億噸級產能的超大型煤炭基地，到2010 年基地產量將達到22.6 億噸，約占全國總量的86%。煤炭設備若取消參展，需要在2009 年2 月1 日前以 書面形式通知組委會，參展費用不予以退還。整個“十一五”期間，煤炭生產機械化、自動化成套設備的市場需求將保持年均15%以上的增速。

中國政府高度重視發展煤炭工業，制定了有利于煤炭工業健康發展的宏觀經濟政策，確立了“以煤炭為主體、電力為、油氣和新能源全面發展的戰略”。 2.展位安排：按“先報名、先付款、先安排”的原則。 4.若參展商未能按時支付參展費用，則《參展申請表》即無效。另外，國家還將投資約60 億元對各類煤礦進行技術改造。 本屆展覽會將集中展示全球煤炭裝備業的新成果、新技術、新裝備、新工藝，為中外從事煤炭生產、科研、服務、設備和貿易的企業和機構提供交流與合作的平臺，展示形象和能力的空間，開拓市場擴大用戶的機會，推動中國煤炭工業裝備的科技創新。煤炭設備隨著中國工業化、城市化、市場化、國際化進程加快，能源需求不斷增加，拉動煤炭需求不斷增長， 中國煤炭工業發展有較大空間。